„Orlen“ keičia sąskaitų faktūrų išrašymo tvarką – nuo 2026 m. vasario 1 d. visos verslo klientų operacijos bus fiksuojamos Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Tai centrinė Lenkijos Finansų ministerijos valdoma elektroninių sąskaitų faktūrų sistema, kuri taps vieninteliu oficialiu kanalu sąskaitoms išrašyti, perduoti ir saugoti.
Praktikoje tai reiškia, kad visos sąskaitos faktūros bus išrašomos, siunčiamos, gaunamos ir archyvuojamos tik per KSeF sistemą, o jose esantys duomenys bus saugomi net 10 metų. „Orlen“ degalinėse nebebus galimybės gauti tradicinės popierinės PVM sąskaitos faktūros, o nuo 2026 m. vasario 1 d. koncernas prašo nebesiųsti KSeF sistemoje išrašytų sąskaitų vizualizacijų nei popieriniu, nei PDF formatu į iki šiol naudotus el. pašto adresus.
Svarbu ir tai, kad „Orlen“ atskirai neinformuos kontrahentų apie tai, jog KSeF sistemoje jiems jau išrašyta sąskaita. Klientai patys turės prisijungti prie sistemos ir atsisiųsti reikalingus dokumentus, todėl verslui teks aktyviai stebėti savo KSeF paskyrą.
Verslo subjektai prie KSeF galės jungtis keliais būdais. Tai galima daryti naudojantis savo buhalterinės ar finansinės apskaitos programomis, jeigu jos yra integruotos su KSeF, arba pasitelkiant nemokamus Lenkijos Finansų ministerijos įrankius, pavyzdžiui, specialią internetinę platformą ar mobiliąją aplikaciją.
Privalomas sąskaitų faktūrų išrašymas per KSeF bus įvedamas etapais. Nuo 2026 m. vasario 1 d. ši prievolė taikoma įmonėms, kurios 2024 m. pasiekė daugiau kaip 200 mln. zlotų apyvartą su PVM, o nuo 2026 m. balandžio 1 d. – visoms likusioms įmonėms. Toks skirstymas pasirinktas tam, kad mažesni verslai turėtų daugiau laiko pasirengti techniniams ir organizaciniams pokyčiams.
Lenkijos valdžios institucijos pabrėžia, kad KSeF diegimo tikslai yra vienodinti sąskaitų išrašymo procesą, sumažinti klaidų riziką, nes duomenis tikrina pati sistema, ir užtikrinti ilgalaikį – net dešimties metų – sąskaitų prieinamumą.
Numatytos ir laikinos išimtys tiems, kurie dar nėra pasirengę visiškai pereiti prie skaitmeninių sprendimų. Iki 2026 m. gruodžio 31 d. bus leidžiama išrašyti sąskaitas faktūras ne per KSeF, jeigu per vieną mėnesį tokių sąskaitų su PVM suma neviršys 10 000 zlotų. Į šį limitą įtraukiamos tik tos sąskaitos, kurios pagal bendrą tvarką turėtų būti išrašytos per KSeF.
Be to, iki 2026 m. pabaigos bus galima ir toliau išrašyti kasos kvitus su pirkėjo NIP iki 450 zlotų kaip supaprastintas sąskaitas faktūras. Tokie kvitai nepatenka į KSeF duomenų bazę ir nėra skaičiuojami į minėtą 10 000 zlotų mėnesio ribą, todėl tai suteikia papildomo lankstumo smulkesniems pirkimams.
Šios pereinamojo laikotarpio priemonės turėtų palengvinti perėjimą prie privalomo elektroninio faktūravimo ir sumažinti administracinę naštą verslams, kurie su skaitmeniniais sprendimais dirba rečiau. Vis dėlto ilgalaikėje perspektyvoje prisitaikyti prie KSeF teks visiems.
Nuo 2026 m. vasario 1 d. įsigaliosiančios taisyklės palies ne tik „Orlen“, bet ir kitus didžiuosius degalinių bei verslo tinklus, tokius kaip „Shell“, „BP“, „Moya“ ir kitus. Tai reiškia, kad degalų pirkimas įmonių automobiliams taps neatsiejama apskaitos ir buhalterinių procesų dalimi, o įmonėms teks pasirūpinti tinkamu prisijungimu prie KSeF ir sklandžiu duomenų valdymu savo sistemose.
