Naudojantis „Gmail“ el. pašto dėžute kartais atrodo, kad registracijos metu suteiktų 15 gigabaitų (GB) užteks ilgam. Vis tik vos per kelerius metus tūkstančiai el. laiškų, didelių priedų, automatiškai kaupiamų nuotraukų atsarginių kopijų itin sparčiai užpildo suteiktą saugyklą.
Ekspertas įspėja – pasiekus duomenų ribą nebegalėsite nei siųsti, nei gauti naujų el. laiškų, tačiau tai galima lengvai sutvarkyti, rašoma pranešime žiniasklaidai.
„Dažnai žmonės pamiršta, kad „Gmail“ suteikta 15 GB talpa yra skirta ne tik el. pašto dėžutei, bet ir kitoms „Google“ paslaugoms – saugyklai „Google Drive“ bei „Google Photos“. Tad suteiktus GB galima itin greitai išnaudoti keliant dokumentus ir nuotraukas, net jei aktyviai nesinaudojate el. paštu“, – pasakoja Andrius Archangelskis, „Bitės Profas“.
Susidūrus su saugyklos vietos trūkumu, tenka arba mokėti už „Google One“ saugyklą, arba gaišti laiką trinant senus el. laiškus rankiniu būdu. Vis tik yra vienas paprastas ir nemokamas sprendimas.
„Kai „Gmail“ el. pašto dėžutė užsipildo, galima visus senus el. laiškus lengvai perkelti į naują „Gmail“ paskyrą. Techniškai tai nėra itin sudėtingas procesas, o žmogus gali turėti neribotą kiekį „Gmail“ paskyrų. Tik vienas naudojame kaip pagrindines, o kitas – kaip archyvus. Tokiu būdu atlaisvinama el. pašto dėžutės saugykla, o jūsų svarbi informacija yra išsaugota ir lengvai pasiekiama“, – pataria A. Archangelskis.
Pasak jo, saugoti duomenis ne kompiuteryje ar išorinėje laikmenoje, o virtualiuose duomenų saugyklose yra ne tik patogu, bet ir saugu. Ypač jei el. pašto dėžutė yra apsaugota papildomais saugumo sprendimais.
„Įprastai naudojantys „Gmail“ el. paštą renkasi jiems svarbius duomenis saugoti „Google Drive“ saugykloje. Tačiau jei nuotoliniai sukčiai gauna prieigą prie el. pašto, jie gali pasiekti ir jūsų nuotraukas bei dokumentus. Pasirinkus „Bitės“ paslaugų planus „Saugiau“ galima nurodyti iki 5 el. pašto adresų ar telefono numerių, kurie bus stebimi, ar nepateko į nutekintų duomenų sąrašus. Įvykus incidentui mūsų klientai gauna pranešimą ir rekomendacijas, kaip apsaugoti savo el. pašto dėžutes“, – pabrėžia A. Archangelskis.
Patarė, kaip perkelti senus el. laiškus
Prieš imantis senų el. laiškų perkėlimo, rekomenduojama atsisiųsti visų laiškų atsarginę kopiją ir ją išsaugoti kompiuteryje. Tai galima padaryti naudojant „Google Takeout“ įrankį. Duomenų atsisiuntimas gali užtrukti porą valandų.
„Tuomet originalioje „Gmail“ paskyroje aktyvuojama POP funkcija, o naujoje paskyroje – peržiūros iš kitos paskyros galimybė. Įvedus senos paskyros duomenis ir pasirenkant, kad laiškai būtų archyvuojami, o ne rodomi pagrindinėje gautųjų laiškų pašto dėžutėje, jie palaipsniui perkeliami į naują paskyrą“, – paaiškina „Bitės Profas“.
Kaip tai padaryti pažingsniui:
- Prisijunkite prie savo pagrindinės „Gmail“ paskyros, kurią norite atlaisvinti, ir atsidarykite nustatymus.
- Pasirinkite skiltį viršuje „Persiuntimas ir POP/IMAP“ (angl. Forwarding POP/IMAP), o atsidariusiame meniu – „Suaktyvinti POP visiems laiškams“ (angl. Enable POP for all mail).
- Eilutėje „Kai laiškai pasiekiami naudojant POP“ (angl. When messages are accessed with POP) pasirinkite „ištrinti „Gmail“ kopiją“ (angl. delete Gmail‘s copy). Tai leis automatiškai ištrinti visus senus el. laiškus, vos tik jie bus perkelti į kitą el. pašto dėžutę.
- Susikurkite naują „Gmail“ paskyrą, kuri bus naudojama kaip archyvas seniems el. laiškams.
- Tuomet naujos paskyros nustatymuose atsidarykite „Paskyros ir importavimas“ (angl. Accounts and Import) ir eilutėje „Patikrinkite paštą iš kitų paskyrų“ (angl. Check mail from other accounts) pasirinkite „Pridėti el. pašto paskyrą“ (angl. Add a mail account).
- Iššokusiame lange nurodykite savo pagrindinę „Gmail“ paskyrą.
- Ten pat pasirinkite „Importuoti el. laiškus iš kitos paskyros (POP3)“ (angl. Import emails from my other account (POP3).
- Įveskite savo pagrindinės „Gmail“ paskyros slaptažodį. Jei programa paprašytų, gali tekti susikurti papildomą „Google“ programėlės slaptažodį.
- Pasirinkite „995“ eilutėje „Prievadas“ (angl. Port).
- Pažymėkite visus tris langelius: „Nuskaitant laiškus visada naudoti saugų ryšį (SSL)“ (angl. Always use a secure connection (SSL) when retrieving mail), „Žymėti gaunamus pranešimus“ (angl. Label incoming messages), „Archyvuoti gaunamus pranešimus (praleisti gautuosius)“ (angl. Archive incoming messages (Skip the Inbox)).
- Taip pat pakeiskite POP serverio adresą iš „mail.gmail.com“ į „pop.gmail.com“. Ir tuomet paspauskite „Pridėti paskyrą“ (angl. Add Account).
Svarbiausia – nepamiršti archyvų
Jei el. pašto dėžutėje buvo sukauptų itin daug el. laiškų ir duomenų, automatinis jų perkėlimas gali užtrukti ir keletą dienų.
„Kai seni el. laiškai perkeliami į archyvui naudojamą el. pašto dėžutę, originalioje el. pašto dėžutėje jie atsiduria šiukšlinėje. Ištuštinus ją rankiniu būdu atlaisvinama ir „Gmail“ saugykla. Svarbiausia, baigus duomenų perkėlimą, pašalinti susiejimą tarp abiejų „Gmail“ paskyrų, kad nauji el. laiškai nebekeliautų į archyvą“, – pataria vienas skaitmeninių paslaugų bendrovės „Bitė“ ekspertų.
Pasak jo, verta nepamiršti ir archyvavimui susikurtų naujų „Gmail“ paskyrų. Prie jų reikia prisijungti bent kartą kas dvejus metus, antraip jos gali būti panaikintos kaip nenaudojamos.
„Jei duomenų saugyklos reikia verslo poreikiams, vis dėlto geriau naudoti tam pritaikytus sprendimus. Pavyzdžiui, „Bitės Cloud“ paslauga leidžia ne tik naudotis debesijos paslaugomis, bet ir daryti atsargines duomenų kopijas, pasirinkti papildomus saugumo sprendimus bei išbandyti dirbtinio intelekto įrankius“, – sako A. Archangelskis.
