Įvairių verslo procesų skaitmeninimas, dokumentų pasirašymas elektroniniu parašu (e. parašu) – šiandien daugeliui tampa įprasta rutina. Lietuvos Respublikos ryšių reguliavimo tarnybos (RRT) duomenimis, Lietuvoje jau daugiau nei 1,5 mln. galiojančių kvalifikuoto e. parašo sertifikatų. 2020 m. pradžioje RRT atliktas rinkos tyrimas parodė, kad dalis Lietuvos gyventojų, kurie e. parašu nesinaudojo, nieko nežino apie elektroninį parašą ar neturi kur jį panaudoti.
E. parašas universaliai pritaikomas dokumentų pasirašymui ir asmens tapatybės patvirtinimui. Šiandien šios funkcijos dar labiau išsiplėtė – pasirašomos būsto nuomos sutartys, išsinuomojami įrankiai, taip pat jį naudoja medikai gydymo įstaigose pasirašydami gydymo rezultatus arba užkoduodami tyrimų rezultatus, kai kuriose ugdymo įstaigose diplomai pasirašomi e. parašu. Įvairiose valstybinėse ir nevalstybinėse įstaigose e. parašas taip pat naudojamas ir procesų valdymui skaitmeninant ūkį.
E. parašo alternatyvos
Mykolo Riomerio universiteto (MRU) Informacinių technologijų centro direktorius Ričardas Servetka pasakoja, kad universitete įdiegta ir plačiai naudojama e. parašo sistema, tačiau susiduriama su žmogiškuoju veiksniu: „Mes persikeliame į skaitmeninę erdvę, perkeliame dokumentus ir procesus, įsidiegėme e. parašą. Tačiau akivaizdu – bendruomenė inertiška ir pripratusi prie nusistovėjusių procesų. Reikia daugiau laiko tam, kad pati bendruomenė sąmoningai persiorganizuotų į skaitmeninę erdvę ir išsiugdytų naujus įpročius.“
MRU kvalifikuotą e. parašą naudoja jau daugiau nei aštuonerius metus. Dokumentų projektų rengimas ir derinimas bei dokumentų pasirašymas kvalifikuotu e. parašu vyksta naudojant Registrų centro išduotus kvalifikuotus sertifikatus kriptografinėje USB laikmenoje. 2020 m. universitetas, siekdamas suvaldyti įvairių techninių, ryšio trukdžių riziką ir pageidaudamas turėti alternatyvą, pasitelkė išmanų tapatybės patvirtinimo įrankį „Smart-ID“.
„Smart-ID“ yra oficiali sertifikuota tapatybės patvirtinimo ir kvalifikuoto e. parašo priemonė. Anot šį įrankį sukūrusios įmonės „SK ID Solutions“ vadovo Lietuvoje Viktoro Kamarevcevo, vien tik Lietuvoje „Smart-ID“ naudojasi jau daugiau nei 1,3 mln. gyventojų. „Smart-ID“ galima naudoti visuose išmaniuosiuose įrenginiuose: telefonuose ir planšetiniuose kompiuteriuose, tereikia belaidžio ar mobiliojo interneto ryšio. Šiuo atveju, nereikalingas tarptinklinis duomenų ryšys ar speciali SIM kortelė, kurie būtini norint naudoti telekomunikacijų bendrovių išduodamą mobilųjį parašą.
Teisiniai e. parašo aspektai ir galiojimas
Kvalifikuoto e. parašo teisinė galia yra tokia pati, kaip ir tradicinio ranka pasirašyto parašo. Jis turi būti patvirtintas kvalifikuotu sertifikatu, kuriuo e. parašo patvirtinimo duomenys susiejami su konkrečiu fiziniu asmeniu, patvirtinant jo vardą ir pavardę. Elektroninis sertifikatas yra sudarytas kvalifikuoto patikimumo užtikrinimo paslaugų teikėjo, jo saugumas kasmet vis labiau stiprinamas, niekas kitas negali pasirašyti vietoje nurodyto asmens.
Sertifikuotas e. parašas pripažįstamas visoje Europos Sąjungoje. Specialistai atkreipia dėmesį, kad pasirašant dokumentus skaitmeninėje erdvėje, būtina atsižvelgti į dokumento formatą – turi būti pasirašoma tuo formatu, kuriuo gaunamas dokumentas. Skirtingose šalyse populiariausi oficialūs formatai – ADOC, PDF, EDOC ir ASiCE. Lietuvos verslo aplinkoje vienas labiausiai paplitusių, visuotinai pripažįstamas PDF formatas, o štai valstybiniame sektoriuje daugiausia naudojamas ADOC formatas.
Taip pat pasirašant dokumentus prie jų gali būti pridedamos laiko žymos. Tai yra faktinis įrodymas, kad dokumentas buvo pasirašytas iki laiko žymoje nurodyto laiko ir e. parašo sertifikato galiojimo metu.
Skaitmeninimo procesas Lietuvoje
Dokumentų ir procesų valdymo sistemos „DocLogix“ direktorė ir verslo procesų valdymo specialistė Natalija Jonušienė tikina, kad e. parašas ir skaitmeninė erdvė gali ženkliai supaprastinti dokumentų pasirašymą, saugojimą ir užtikrinti efektyvų įmonės procesų suvaldymą.
Skaitmeninėje erdvėje išnyksta atstumai ir yra taupomas laikas ir pinigai. Anksčiau visos valstybinės ir nevalstybinės įstaigos dokumentus saugodavo archyvuose, šiandien palengva persikeliama į skaitmeninę erdvę. Dokumentų ir procesų valdymo sistemoje integruoti kvalifikuoto ir nekvalifikuoto e. parašo sprendimai skirti rizikų suvaldymui, jei neveiktų vienas ar kitas pasirašymo būdas. Be to, plačiai pritaikomoje sistemoje elektroniniai dokumentai saugomi nustatytą laiką.
„Kvalifikuotas parašas yra produkto funkcionalumas ir išskirtinumas. Įprastai sistemoje dokumentai yra pasirašomi sertifikuotais e. parašais kartu uždedant laiko žymą. Mūsų klientų patogumui sistema leidžia pasirašyti dviem būdais: naudojant mobilųjį parašą arba „Smart-ID“. Taip pat automatiškai pridedama papildoma laiko žyma tam, kad parašas ir dokumentai būtų galiojantys ir apsaugoti. Tai naudingas įrankis skaitmenizavimo kelyje“, – pasakoja N. Jonušienė.
Europos komisijos duomenimis, Lietuva 2020 m. skaitmeninės ekonomikos ir visuomenės indekse (DESI) užima 14-ą vietą. Pagal šį indeksą vertinama bendra Europos skaitmeninė veikla ir ES šalių pažanga skaitmeninio konkurencingumo srityje. Ataskaitoje pabrėžiama, kad itin geri rezultatai praėjusiais metais pasiekti integruojant skaitmenines technologijas ir skaitmenines viešąsias paslaugas.
