Ne visoms pasaulio šalims pilnai atsigavus po pirmosios COVID-19 bangos, prasidėjusios dar 2020-ųjų pradžioje, ekspertai jau perspėja apie antrąją. Augantis susirgimų skaičius Lietuvos Vyriausybę jau pastūmėjo viešosiose uždarose erdvėse grąžinti reikalavimą dėvėti kaukes. Nors kol kas verslams papildomi reikalavimai netaikomi, metų pradžios pamokas išmokusios organizacijos jau ruošiasi potencialiam antrajam masiniam darbo iš namų etapui.
Vidinių sistemų prieinamumas, saugumo užtikrinimas, virtualaus privataus tinklo (VPN) talpa ir net paprasčiausia kompiuterinė technika namuose kovo viduryje kišo koją net ir patyrusioms technologijų bendrovėms. Tam, kad šiuolaikinė įmonė sėkmingai veiktų visiems dirbant iš namų, neužtenka vien interneto ryšio, tam būtina pakeisti ar pritaikyti visus vidinius procesus – nuo naujo darbuotojo darbo įrangos ir prisijungimų paruošimo iki papildomų saugumo priemonių jungiantis prie finansinių, CRM ar kitų įmonės sistemų.
IT specialistams, ruošiantiems bendroves antrai darbo iš namų bangai, kompetencijų centro „Telia Global Services Lithuania“ kompiuterizuotų darbo vietų ir įrankių skyriaus vadovas Edgaras Deduchovas pataria – įsiklausykite į darbuotojų poreikius ir paprastinkite sudėtingus procesus.
Darbo iš namų pamatas – tinkama įranga
Pirmas žingsnis siekiant užtikrinti darbuotojo produktyvumą dirbant iš namų – aprūpinimas technine įranga, kuri leis nuotoliniu būdu dirbti taip pat patogiai, kaip darbo vietoje. Prie jau būtinybe tapusio nešiojamojo kompiuterio pridėkime papildomus monitorius, klaviatūras, ausines su mikrofonu bei kompiuterių prijungimo stoteles (angl. docking station) ir darbo vietą jau galime vadinti ergonomiška ir techniškai funkcionalia.
„Svarbu suprasti kiekvieno darbuotojo individualų poreikį, net jei jų – daugiau nei 500. Vieni gali pasitenkinti nešiojamuoju kompiuteriu, kitiems būtinas papildomas monitorius ar net du. Todėl vos paskelbus darbą iš namų sukūrėme sistemą, kurioje kiekvienas darbuotojas užregistruoja savo poreikį, o mūsų darbas – jį laiku ir kokybiškai įvykdyti. Kurdami kokybišką bendradarbiavimo ir produktyvumo erdvę turime užtikrinti, kad visi kolegos galės įsijungti kameras, sistemos ir technika sąveikaus tarpusavyje“, – pataria E. Deduchovas.
Naujoko techninio aprūpinimo iššūkis
Darbuotoją, jau turintį įmonės nešiojamąjį kompiuterį, prisijungimus prie visų sistemų ir mokantį jas rasti bei naudoti belieka aprūpinti papildoma įranga. Užtat virtualiai įdarbinus naujoką, IT ūkiui gali kilti naujas iššūkis. Nors „Atsinešk savo įrenginį“ (angl. Bring Your Own Device, BYOD) kultūra įmonėse įgauna pagreitį, gerai sustygavus IT procesus naujokui ne tik nereiks naudoti savo kompiuterio, bet ir pačiam galvoti kaip jį sukonfigūruoti.
„Pirmą darbo dieną naujokas privalo į namus gauti darbui paruoštą nešiojamąjį kompiuterį, o iš pat ryto su juo turi susisiekti IT specialistas ir virtualiai pademonstruoti visas sistemas bei užtikrinti prieigą. Toks procesas, kurį sukūrėme vos prasidėjus karantinui, manau, taps daugybės įmonių kasdienybe rudenį.“
Sistemų saugumo ir pasiekiamumo užtikrinimas
Ekspertas siūlo nežinomybės periodu vengti radikalių sistemų pakeitimų. Kita vertus, dabar puikus laikas susikurti tokią saugumo sistemą, kuri užtikrintų nuotolyje esančių kompiuterių saugumą. Dirbant nuotoliniu būdu, kiekvieno IT skyriaus prioritetinis našumo rodiklis (angl. KPI) turėtų būti saugumas, o kartu su juo – ir prieinamumo užtikrinimas.
Prieinamumui prie skirtingų vidinių sistemų įmonės pasitelkia VPN paslaugą, todėl besiruošiant antrajai darbo iš namų bangai svarbu užtikrinti pakankamą šio tinklo talpą. Taip pat svarbu suprasti, jog dirbant nuotoliniu būdu pavojų bendrovės duomenims gali kelti kiekvienas kompiuteris, prisijungęs prie nepatikimo interneto tinklo.
Bendradarbiavimo platformos ir papildomi patarimai
Bendradarbiavimas ir bendravimas su kolegomis kaip biure, taip ir dirbant iš namų, atlieka kertinį vaidmenį. Visi didžiausi tokių platformų gamintojai – „Microsoft“, „Slack“, „Zoom“ ir kiti – karantino metu pažėrė gausybę atnaujinimų ir toliau tobulina savo produktus. Tiesa, „Telia Global Services Lithuania“ atstovas ragina bendroves tiesiogiai bendradarbiauti su kūrėjais, siekiant pirmiesiems gauti atnaujinimus ir pradėti juos taikyti praktiškai. Be to, jei yra galimybė ar nauda, skirtingas programas naudoti skirtingoms funkcijoms.
„Pastebėjome, kad „Slack“ galimybės paprastai integruoti užduočių planavimą, skirstymą ir integraciją su programavimui reikalingomis sistemomis, neša didelę naudą ir užtikrina lengvą bendradarbiavimą su kolegomis, kurie dirba su programų ar sistemų kodu, aplikacijų kūrimu ir t.t. Tuo tarpu „Teams“ sparčiai plečiant video konferencijų ir skambučių galimybes, tapo nepakeičiamu įrankiu suburiant daug žmonių informacijos dalinimuisi, virtualioms pamokoms ar seminarams.“
Tačiau bene svarbiausias patarimas – klausytis. Anot eksperto, tik jūsų darbuotojai gali jums atskleisti ne tik poreikius, bet ir įvertinti esamų produktų ar naudojamų programų funkcionalumą, o galbūt ir pasiūlyti naujų idėjų. Kaip vieną tokių idėjų jis įvardina galimybę IT personalui dalintis patarimais, kaip namuose sukurti ergonomišką erdvę – peržvelgti darbuotojų kasdienį kambarį per konceptualią prizmę, t.y., kaip mažas kambarys ar jo dalis gali virsti darbo kabinetu ir pritaikyti reikiamą IT įrangą.
„Turime suprasti, jog nuo šiol daugelis turėsime bent dvi darbo vietas – namuose ir biure, todėl ir IT ūkis privalo keistis ir evoliucionuoti. Po karantino pabaigos net ir į biurus grįžus daugiau nei 50 proc. darbuotojų, jų namuose palikome išsiųstą įrangą – taip užtikriname savo darbuotojų lankstumą ir komandų produktyvumą bei apsisaugome nuo bet kokių bangų“, – reziumuoja IT ekspertas.
