Bendravimas socialiniuose tinkluose ir el. paštu: 10 patarimų

Ašvyras.lt

Atrodo, kad šiais laikais žmonės bendrauja tik socialiniuose tinkluose ir el. paštu. Kam tokiu atveju reikia kažkokių taisyklių? Juk jau yra „nusistovėjusių normų“! Tiesą sakant, 9 atvejais iš 10 pašnekovai pamiršta elementarius dalykus, o tai sukelia daugybę nesusipratimų ir „komunikacinių kamščių“.

Tarkime, kad viskas būtų gerai, jeigu tai vyktų vien asmeninėj erdvėj. Dalykiniam bendravime vyksta lygiai tas pats (o kartais net ir blogesni procesai, nei neformaliam bendravime). Norėčiau pabrėžti 10 paprastų taisyklių, kurios labai praverčia bendraujant tiek socialiniuose tinkluose, tiek elektroniniu paštu. Tikiuosi, kad tai bus naudinga informacija, kuri pravers jums bendraujant online.

1. Visuomet prisistatykite nepažįstamiems žmonėms ir nepradėkite pokalbio „Gera diena“

Aišku, kad Jūsų vardas ir taip matomas. Tačiau bent pirmame sakinyje papasakokite: kas jūs, iš kur jūs, kokiai kompanijai atstovaujate ir kodėl rašote visiškai nepažįstamam žmogui. Taip jūsų pašnekovui taps aišku, iš kur Jūs apie jį sužinojote, vyks savotiškas būsimo dialogo tono „derinimas“.

Juk profilio nuotrauka, vardas ir pavardė apie jus nepasako praktiškai nieko: ar jūs rimtas žmogus, ar eilinis interneto sukčius (visko nutinka ir virtualioje erdvėje pirmasis įspūdis yra ne ką mažiau – o gal ir daugiau – apgaulingas, nei gyvenime offline!).

Kodėl nepradėti „Gera diena“? Todėl, kad Jūs būsite panašūs į filtrų/kvepalų/kosmetikos pardavėją ;). Stenkitės vengti neįprastų frazių. Rimtai! Kas jums neleidžia parašyti „Laba diena!“ arba „Sveiki!“ (o gal netgi ir „Labas!“ galų gale). Ir būtinai prie pasisveikinimo pridėkite pašnekovo vardą. „Beveidė laba diena“ leidžia įsiveisti dvejonėms, kad tokio pobūdžio laiškus jūs siunčiate šimtais, kasdien, todėl net tingite atsižvelgti į situaciją ir laiko aplinkybes.

2. Pirmoje žinutėje/laiške visuomet kreipkitės į žmogų „Jūs“

Ar rašysite „jūs“ ar „Jūs“ – tai JŪSŲ REIKALAS (dėl šito internete iki šiol vyksta batalijos). Svarbu tai, kad jūs su žmogumi kol kas nesate pažįstami ir į „Tu“ lygį pereiti iškart nereikėtų (ne visi žmonės reaguoja į tai normaliai, patikėkite manimi).

Jeigu pašnekovas yra jūsų bendraamžis arba jaunesnis, galite pasiūlyti jam kreiptis „Tu“ tik po kelių laiškų arba žinučių (tačiau tik tuo atveju, jeigu matote, kad bendras pokalbio tonas yra teigiamas, nuotaika draugiška ir „jūs“ pakeitimas „tu“ neįtakos emocinio fono neigiamai). Į žmones, kurie yra kur kas vyresni, dalykiniame susirašinėjime visuomet kreipkitės „jūs“.

3. Neskambinkite visiškai nepažįstamiems žmonėms į mobiliuosius arba Google Hangouts be leidimo

Net jeigu jūs kažkur radote/pamatėte/sužinojote jus dominančio žmogaus telefoną, nepradėkite jam skambinėti. Pavyzdžiui, pats praktiškai niekuomet nekeliu ragelio, kai skambina nepažįstami numeriai, ypač kai nelaukiu jokių skambučių.

Mobilusis telefonas arba video skambučių tarnyba – tai „paskutinė riba“, kurią turi kiekvienas šiuolaikinis žmogus (nesvarbu kuo jis dirba, kuo užsiima ir kokias pareigas užima). Atsiliepti į visus įeinančius skambučius gali ir privalo tik viešųjų ryšių specialistas arba oficialus kompanijos atstovas. Likusiais atvejais 90% tikimybe abonentas neatsilieps. Taupykite savo laiką ir svetimus nervus. Kitas reikalas – jeigu jūs paprašėte numerio detalėms patikslinti, jums numerį davė pats pašnekovas ir jūs su juo susisiekėte (jam leidus).

4. Pradėkite nuo svarbiausio

Aišku, kad „jūsų projektas yra milžiniškas“, kad jūs – „kompanija, užsiimanti tuo ir tuo“, kad „jums rekomendavo kreiptis“ ir t.t. Visas įžanginis „vanduo“ turi tilpti į maks. 2 neilgus sakinius. Po to pereikite link esmės: jūs kreipiatės su konkrečiu pasiūlymu/klausimu/prašymu, o ne tam, kad reklamuotumėte save, savo kompaniją ir tai, kokie jūs kieti (šia „liga“ serga praktiškai trečdalis kompanijų ir agentūrų, rašančių, pavyzdžiui, laisvai samdomiems specialistams – freelancer’iams).

5. Nedelskite atsakydami ir nebijokite sakyti „ne“

Apie tai, kodėl svarbu mokėti sakyti „ne“, pašnekėsime kurį kitą kartą. Dėl viso pikto tiesiog priminsiu: delsdami atsakyti į klausimą, reziumė arba pasiūlymą dėl bendradarbiavimo auginate neigiamą „karmą“ ir statote jūsų pašnekovą į chroniško neapsisprendimo pozą (ir neklauskite, kaip ta poza atrodo ;))

6. Būkite mandagūs ir laikykitės laiško temos

Laiško antraštėje 3-5 žodžiais suformuluokite priežastį. Tokiu atveju padidinsite tikimybę, kad jums bus atsakyta. Net jeigu pašnekovo tonas jums kažkuo „kliūna“ arba atrodo arogantiškas, būkite mandagus: tikėtina, kad jūs tiesiog susidūrėte su „gynybine reakcija“, nes kasdien žmogus gauna dešimtis tokių laiškų nuo įvairių nekompetetingų ir visai „neraštingų“ žmonių. Kuo populiaresnis žmogus arba kompanija, kurioje jis dirba, tuo daugiau panašių laiškų jis gauna.

7. Jeigu jums kyla dvejonių – google’inkite

Būna ir taip: jūs jau gan ilgai bendravote su žmogumi darbo arba asmeninėmis temomis, tačiau jus kankina dvejonės dėl jo dorovingumo, ketinimų ir rimtumo. Nepatingėkite įvesti jo vardo ir pavardės į paieškos sistemą, paskaitinėkite projektus, blogus, susijusius su jo vardu. Peržiūrėkite Facebook’ą, Twitter’į ir pažinčių svetainės: „skeletai“ kartais būna ne spintose, o labai matomose vietose. Ne veltui didelėse IT kompanijose prieš priimant žmogų į darbą patikrinamas jo „skaitmeninis aš“.

8. Paštą tikrinkite du kartus per dieną, pirmiausia atsakydami į nepažįstamų žmonių laiškus

Pats dažniausiai tikrinu paštą iki 10 ryto ir vakare, maždaug 17-19 val. tarpe. Orientuokitės pagal siuntėjų adresus ir laiškų temas. Periodiškai patikrinkite „Spam“ paskyrą pašte ir „Others“ žinutes Facebook’e: ten kartais pakliūna svarbių laiškų.

Nepakliūkite į pašto ir žinučių tikrinimo spąstus – laiko sąnaudų ir gaunamos naudos santykis bus „liūdnokas“.

9. Išvažiuodami į komandiruotę arba atostogauti įjunkite pašto autoatsakiklį

Teisingam autoatsakyme turėtų būti kontaktiniai duomenys, kad galima būtų susisiekti su jus pavaduojančiu žmogumi, o taip pat priežastis, dėl kurios esate nepasiekiamas. Taip pat turi būti pastaba dėl galimybės jums paskambinti tam tikru metu, parašyti Skype, Facebook’e arba susisiekti su jumis kokiu nors kitu būdu.

10. Siųskite kopijas tik tiems, kurie yra susiję su laišku. Naudokite vėliavėles, grupes, aplankus ir kitas priemones laiškams rūšiuoti

Betvarkė, chaosas, kuomet siunčiate iškart 20 laiškų į visas kompanijos el. pašto dėžutes, pridėdami visus adresus į „siųsti kopiją“ eilutę – tai negerai ir nepatogu. 250 įeinančių laiškų, persipinančių atsitiktine tvarka – tai taip pat yra nepatogu.

Pamiršti laišką ir krapštytis po žinučių arba laiškų archyvą ieškant reikalingos temos arba projekto – freelancer’iui arba vadybininkui tai apskritai neatleistina klaida. Kuo daugiau tvarkos jūsų „Gautuose“ ir „Išsiųstuose“, tuo patogiau jums ir tuo mažiau laiko sugaišite komunikuodami.