Buhalterija jau seniai nėra tik skaičių verslas, kaip IT partneriai saugo tūkstančių klientų duomenis?

Iš pirmo žvilgsnio buhalterijos paslaugos atrodo paprastos – skaičiai, sąskaitos, dokumentai. Tačiau „buhalteres.lt“ kasdienybė – 70 buhalterių, tūkstančiai dokumentų kasdien ir 1400 klientų, kuriems reikalingas ne tik tikslumas, bet ir informacijos saugumas. Čia IT jau tapo ne pagalbine priemone, o gyvybiškai svarbia veiklos dalimi.

Ar teikiant buhalterijos paslaugas įmanoma IT rūpintis patiems? Kiek tam reikia žmonių? Kaip apsaugoti tūkstančių klientų duomenis nuo kibernetinių atakų? Ar apskaita tebėra skaičių, o gal jau – ir technologijų verslas?

„buhalteres.lt“ – apskaitos paslaugų įmonė, kuri išsiskiria moderniu požiūriu į klientų aptarnavimą. Įmonė siūlo mobiliąją aplikaciją, leidžiančią klientams greitai pateikti dokumentus, susisiekti su buhalteriu, pasiekti reikiamą informaciją ar matyti mokėtinas sumas. Bendrovė deda išskirtines pastangas dėl informacijos saugos, ir yra sertifikuota pagal ISO 27001 standartą, užtikrinantį nuolatinę duomenų apsaugą tiek technologinėmis, tiek organizacinėmis priemonėmis.

Per 15 veiklos metų „buhalteres.lt“ išaugo iki 70 buhalterių ir daugiau nei 1400 klientų. Tai reiškia tūkstančius dokumentų, kurie kasdien turi būti apdoroti operatyviai ir be klaidų. Iš pradžių įmonė IT klausimus bandė spręsti pati, koordinuodama skirtingus tiekėjus. Tačiau augant veiklos mastui tapo akivaizdu, kad tokia schema nebepaveža – reikia platesnių kompetencijų ir žmogaus, kuris matytų visą IT ūkį „iš viršaus“

„Mums, kaip buhalterinių paslaugų įmonei, sklandžiai veikiančios informacinės technologijos yra būtinybė, nes tik taip galime dirbti kokybiškai. Mūsų klientams tai taip pat svarbu, nes tik taip jie gali tęsti savo veiklas – dirbti su kasos aparatu, vykdyti mokėjimus, tvarkyti personalo dokumentus. Pabandę IT ūkiu pasirūpinti patys, greitai supratome, kad nepavešime, nes tai – kritiškai svarbi buhalterių veiklos dalis“, – pasakoja „buhalteres.lt“ vykdančioji direktorė Ieva Kaukėnė.

Vidinis ar išorinis? Atsakymas buvo akivaizdus

Pradėjus svarstyti, ar rinktis išorinę IT priežiūrą, ar burti komandą viduje, sprendimas buvo praktiškas. Įmonė paskaičiavo, kad samdant savo specialistus vien atlyginimams ir nuolatiniam kvalifikacijos kėlimui išlaidos būtų bent du ar tris kartus didesnės. Be to, vienam žmogui sunku aprėpti tokį mastą, būtini keli skirtingų kompetencijų IT specialistai. Taip pat reikalingas ir pakeičiamumas, kurį lengviau užtikrina išorinis IT partneris, kartais dirbantis ir 24/7.

„Su išoriniu IT partneriu gauname visos komandos kompetenciją – nuo tinklų, serverių, kibernetinio saugumo iki debesijos. Ir ne tik IT priežiūros, bet ir IT vystymo klausimais. Be to, išorinis IT tiekėjas neserga, neina atostogų ir nenaršo „TikToke“. Tad nusprendėme samdyti išorinę IT pagalbą“, – dalijasi Ieva Kaukėnė.

Tarp išorinio IT partnerio privalumų ji taip pat mini galimybę mokėti tik už tiek paslaugų, kiek faktiškai reikia, bei užtikrintą paslaugų tęstinumą net tada, kai vienas specialistas iškrenta dėl ligos ar kitų priežasčių. Pasak I. Kaukėnės, išorinis partneris seka rinkos tendencijas, diegia naujoves, gali suteikti 24/7 pagalbą, vienu metu pasiūlyti kelių specialistų paslaugas ar atrinkti kitus tiekėjus, kai to prireikia nuolat tobulinant ir automatizuojant veiklą.

IT vadovas, kuris mato bendrą paveikslą

Renkantis IT partnerį, dar prieš penkerius metus „buhalteres.lt“ vadovams buvo svarbiausia, kaip jis matys visą įmonės IT ūkį ir kokius sprendimus pasiūlys.

„Prisimenu, kai važiuodami į susitikimą su „Altic IT“ vežėmės didelį lapą su nupieštomis mūsų IT dalimis – svetaine, administracijos ir partnerių kompiuteriais, klientų prisijungimais, serveriais, programine įranga, buhalterinėmis programomis, išoriniais tiekėjais. Norėjome pamatyti, kaip partneris į tai pažiūrės ir kokias įžvalgas pasiūlys“, – prisimena I. Kaukėnė.

Šis lūkestis pasiteisino – prie komandos prisijungęs „Altic IT atstovas“, išorinis IT vadovas, tapo jungtimi tarp verslo ir technologijų.

„Turime rutiną – kiekvieną penktadienį aptariame IT klausimus susitikimų metu. Kelios galvos geriau nei viena. Nuolat stebime IT rizikas ir užkertame kelią galimoms grėsmėms. Vertiname bendradarbiavimą ir pasitikėjimą vienas kitu. Dažnu atveju mūsų išorinis IT vadovas, kaip ekspertas, priima sprendimą pats, o mus tik apie jį informuoja“, – sako I. Kaukėnė.

Tokios partnerystės privalumai atsiskleidžia krizinėse situacijose. Vienas pavyzdžių – 2021-aisiais, kai „buhalteres.lt“ vardu Lietuvos įmonėms buvo išsiųsti tūkstančiai netikrų laiškų apie neva egzistuojančias skolas. „Altic IT“ operatyviai atliko tyrimą ir ėmėsi visų įmanomų priemonių, kad tokie incidentai nepasikartotų.

„buhalteres.lt“ taip pat diegia robotizavimo bei dirbtinio intelekto sprendimus, kurie padeda automatizuoti rutininius procesus ir greičiau apdoroti didelius duomenų kiekius. „Altic IT“ čia talkina tiek aprašant užduotis, tiek padedant susikalbėti ir atrinkti tinkamiausius projektų įgyvendintojus.

Skatina pasitempti ir kalbėti verslo kalba

Iš pirmo žvilgsnio gali pasirodyti, kad buhalterinės paslaugos – nesudėtinga veikla. Tačiau „Altic IT“ vadovas Marijus Strončikas pasakoja, kad realybėje ši sritis yra gerokai kompleksiškesnė nei atrodo iš šalies.

„buhalteres.lt“ turi apie 70 buhalterių, daugiau kaip 1400 klientų, kurių kiekvienas kas mėnesį pateikia dešimtis ar šimtus dokumentų: pirkimo ir pardavimo sąskaitas, banko išrašus, personalo dokumentus ir kt. Tad turime labai daug vietų nuolatiniam kliento veiklos automatizavimui, rankinio darbo mažinimui ir naujausių DI bei kitų technologijų taikymui. Tai, kas buvo automatizuota prieš kelerius metus, dabar gali būti dar kartą paspartinta, palengvinta, sutrumpinta vėl, todėl šis procesas nuolatinis“, – sako M. Strončikas.

Klientui „Altic IT“ teikia ne tik pilną IT ūkio priežiūrą, bet ir išplėstinę išorinio IT vadovo paslaugą. Pastarąją atlieka net keli patyrę IT vadovai, apjungdami kompetencijas.

„Ir vėl prisiminėme pamokas, kaip reikia bendrauti su verslo vadovais – ne IT kalba, ne trumpiniais, o visiškai kitu žodynu: veiklos operacijomis, jų kiekio ir svarbos supratimu, naudomis, ir, be abejo, skaičiais ir pinigais“, – pastebi Marijus Strončikas.

„Altic IT“ labiausiai džiugina tai, kad „buhalteres.lt“ niekada nesustoja ties „pakanka“. Vadovai aktyviai skatina inovacijas, ieško tobulėjimo galimybių, investuoja į  eksperimentavimą, testinius projektus ir nebijo klysti – klaidos čia laikomos natūralia pažangos dalimi. Sprendimų priėmimas čia daug greitesnis nei daugelyje Lietuvos įmonių, ir tai atliekama per dienas ar savaites, o ne mėnesius ar ketvirčius.

Toks darbo tempas skatina ir „Altic IT“ komandą nuolat pasitempti, ieškoti naujausių IT įrankių, diegti technologijas praktikoje ir iš jų gauti realią naudą.

Abipusė partnerystė padeda vystyti verslą

Partnerystė tarp „buhalteres.lt“ ir „Altic IT“ yra išskirtinė – abi įmonės yra viena kitos klientės. Toks santykis sukuria papildomą vertę ir praturtina bendradarbiavimą.

„Kai IT partneriai yra ir mūsų klientai, greičiau gauname naudingų įžvalgų, idėjų, konstruktyvios kritikos. Abipusė partnerystė sustiprina ryšį ir lojalumą. Praėjus penkeriems bendradarbiavimo metams, jau turime ir kitokio tipo sinergiją – pavyzdžiui, mūsų komanda kartu su „Altic IT“ kolektyvu dalyvauja vasaros žygiuose“, – dalijasi I. Kaukėnė.

Šią mintį papildo ir „Altic IT“ vadovas Marijus Strončikas. Jo teigimu, abipusė partnerystė leidžia ne tik geriau suprasti kliento poreikius, bet ir patiems išbandyti sprendimus praktiškai.

„Mes, būdami jų klientai, skatiname suprasti, kokie paslaugų tobulinimai reikalingi, padedame išgryninti prioritetus. Ne tik inicijuojame pokyčius, bet kartais ir patys savo kailiu testuojame sprendimus, prieš siūlydami juos kitiems klientams. Ši istorija parodo, kad šiandien buhalterija – tai jau nebe tik skaičių, o ir technologijų verslas, kurio sėkmė slypi partnerystėje, kuri skatina abi puses augti“, – pabaigia jis.